Независимо дали искате да съставите бърза финансова електронна таблица или искате да работите заедно с колега върху документ, подобен на Excel, Google Sheets е чудесна уеб базирана, безплатна алтернатива на Excel.
Един от най-ценните аспекти на програмите за електронни таблици е тяхната гъвкавост. Електронната таблица може да служи като база данни, машина за изчисления, платформа за статистическо моделиране, текстов редактор, медийна библиотека, списък със задачи и др. Възможностите са почти безкрайни. Една ежедневна употреба на електронни таблици, включително Google Таблици, е да проследявате почасовите графици на служителите или таксуваните часове.
Ако използвате Google Таблици, за да проследявате времето по този начин, често ще се окажете, че трябва да изчислите разликата между два времеви клейма (количеството време, изминало между две различни времеви събития). Например, ако някой влезе в 9:15 ч. и след това излезе в 16:30 ч., той е бил на часовника 7 часа и 15 минути. Ако трябва да използвате Sheets за нещо подобно, бързо ще забележите, че не е проектирано да се справя с този вид задачи.
И все пак, докато Google Sheet обработва функциите на регистрационния файл на времето, лесно е да го убедите да направи с известна подготовка. Тази статия ви показва как да изчислите автоматично разликата между два времеви клейма с помощта на Google Таблици.
Как да добавите часове и да изчислите работното време в Google Таблици
Измерването на разликата между две клетки, съдържащи данни за времето, изисква Google Таблици да разбере, че данните в клетките са данни за времето. В противен случай той изчислява разликата между 9:00 ч. и 10:00 ч. като 100, а не като 60 минути или един час. За правилно отчитане на времевите разлики, колоните за време изискват форматиране като „Време“, а колоната за продължителност като „Продължителност“.
Освен това, изчислението е умишлено назад (изтичане – изтичане), защото трябва да отчита преходите AM/PM, така че да не получавате отрицателни числа. Следователно 14:00 – 9:00 сутринта = 5,00 часа, докато 9:00 – 14:00 часа = -5,00 часа. Тествайте го, ако желаете.
За да направите форматиран график, показващ часа, в който лицето е започнало работа, времето, в което е напуснало, и изчислената отработена продължителност, можете да направите по следния начин:
- Отворете конкретния „лист на Google“.
- Изберете вашата колона „Време в:“ и щракнете върху падащото меню „123″ формат“ в менюто, след което изберете „Време“ като формат.
- Изберете колоната „Time Out:“, след това щракнете върху елемента от падащото меню „123“ и след това изберете „Time“.
- Изберете колоната „Отработени часове:“. Кликнете върху елемента от падащото меню „123“ и изберете „Продължителност“ като формат.
- За да активирате формулата в колоната „Отработени часове“, въведете „
=(C2-A2)
“, където „C2“ представлява клетката „Time Out“, а „A2“ представлява клетката „Time In“.
Това е всичко. Следвайки изброените по-горе стъпки и използвайки предоставената формула, е сравнително лесно да се изчисли времето в Google Sheets. Ами ако искате да добавите прекъсвания в изчисленията? Продължете да четете, за да разберете.
Как да добавите времеви пропуски или работни почивки при изчисляване на времето в Google Таблици
Освен ако платените обеди или краткосрочните отпуски не са полза в бизнеса, може да се наложи да изчислите почивките в работното време. Дори ако почивките са неплатено време, най-добре е да включите отделни записи, вместо да използвате „Time In“ и „Time Out“ за почивки. Ето как да го направите.
Забележка: Точно като основните изчисления на времето за изчакване и изчакване, трябва да изчислите времето в обратна посока, както следва: „Изчакване“ – „Влизане“, с изключение на това, че между формулата ще имате записи за прекъсване.
- Изберете вашата колона „Break Out:“ и щракнете върху падащото меню „123″ формат“ в менюто, след което изберете „Време“ като формат.
- Изберете вашата колона „Взлом:“, щракнете върху падащия запис „123″ формат“ в менюто и след това изберете „Време“ като формат.
- Изчислете часовете за колоната „Отработени часове“. Тип “
=(C2-A2)+(G2-E2)
”, което се превежда на [Break Out (C2) – Time In (A2)] + [Time Out (E2) – Break In (G2)]. - Използвайте изчислението за всеки ред, така че вашата колона „Отработени часове“ да изглежда така.
Как да добавите дати към вашите разписания в Google Таблици
Ако предпочитате да добавяте дати към записите за работно време, процесът е същият като за добавяне на час, с изключение на това, че избирате „Дата час“ като формат вместо „Час“. Вашите клетки показват „ММ/ДД/ГГГГ ЧЧ/ММ/СС“, когато изберете „Дата час“ като формат.
Как да конвертирате минути в десетични знаци в Google Таблици
Когато работите с нараствания на времето, може да е полезно да ги преобразувате в десетични знаци вместо в минути, т.е. „1 час и 30 минути = 1,5 часа“. Преобразуването на минути в десетични знаци е лесно; има няколко начина да постигнете това.
- Изберете колоната „Работно време“, щракнете върху записа от менюто „123“ в горната част, след което променете формата от „Продължителност“ на „Брой“. Игнорирайте всички странни знаци, които се появяват в клетките.
- В първата клетка „Работно време“ копирайте/напишете „
=(C2-A2)*24+(G2-E2)*24
” без кавички. Не забравяйте да промените формулата на правилните идентификатори на клетки, като например „C2-A2“. - Копирайте формулата, която сте създали в първата клетка „Работно време“ и я поставете във всички останали клетки „Работно време“ в колоната. Google автоматично форматира клетките с правилните идентификатори на клетки.
В заключение, Google Sheets не е изрично проектиран да създава графици, но може лесно да бъде конфигуриран да прави точно това. Тази проста настройка означава, че можете да проследявате отработените часове бързо и лесно. Когато времевите интервали преминат границата от 24 часа, нещата стават малко по-сложни, но Таблици все още могат да се справят, като променят от формата за време във формат за дата.
Можете също да прочетете нашата статия за изчисляване на колко дни са изминали между две дати в Sheets.
Често задавани въпроси за изчисляване на времето в Google Таблици
Как да намерите най-краткото или най-голямото време, отработено в Google Таблици?
Ако трябва бързо да намерите най-малкото отработено време, тази формула трябва да ви помогне. Функцията MIN() е вградена функция, която ви позволява да намерите минималната стойност в списък с числа.
1. Създайте нова клетка (I2 в този пример) и задайте формата на „Продължителност“. Копирайте/напишете функцията „=MIN(E2:E12)“ без кавички и я поставете в клетката. Не забравяйте да промените идентификаторите на клетката, като например „E2“.
Сега „Мин. Колоната „Отработени часове“ трябва да показва най-малкото количество отработени часове, като например „5:15:00“.
Можете лесно да приложите функцията MIN() или MAX() към колона или група клетки. Опитайте сами.
Как да изчислим общо отработените часове в Google Таблици?
Ако не сте запознати с програмирането или Excel, тогава някои от вградените функции за Google Sheets може да ви се сторят странни. За щастие не е нужно много, за да се изчисли общият брой отработени часове. В този пример ще изчислим общите часове, отработени от всички служители за един ден.
1. Създайте нова клетка и я задайте като „Продължителност“.
2. В лентата с формули (fx): въведете „=SUM(E2:E12)“ без кавички, което предоставя общия брой отработени часове от клетки E2 до E12. Тази формула е стандартен синтаксис за Excel и различни езици за програмиране.
Общата сума трябва да се появи във формат „67:20:00″ и да изглежда така: